Encoder ses kilomètres

« Comment dois-je encoder mes déplacements ? » Voici l’une des questions que l’on nous pose le plus régulièrement. Cet article explique comment procéder.

Prenons un cas concret : je pars travailler chez un client durant la matinée, de 9H à 10H. Le trajet fait 20 km. Il y a deux manières de procéder et les deux sont correctes. Vous choisirez l’une ou l’autre en fonction de la manière dont vous travaillez et de la manière dont vous voulez facturer ces heures de déplacement.

Méthode 1: utilisation d’un article déplacement.

Cette méthode consiste à créer un article « Déplacement » dans votre catalogue et lui définir un tarif de facturation au kilomètre. Il vous suffira simplement d’ajouter cet article sur le bloc de temps approprié.

Vous avez un bloc de temps de 9H à 10H et ce bloc contient un trajet de 20km. Faites un drag&drop de l’article « Déplacement » sur le bloc de temps puis éditez le nombre de kilomètres pour le faire correspondre à votre trajet. Si le bloc est facturable, son cout sera de 1H + 20 km.

Cette solution est applicable uniquement avec Hiflow qui est le seul produit à bénéficier du module Timesheet ET du module Catalogue d’articles

Méthode 2 : utilisation d’un tracker déplacement

Dans certains cas, il arrive que vous souhaitiez facturer les kilomètres mais sans facturer le temps que vous avez passé en voiture. Dans notre exemple, nous partons à 8H30 : Trajet théorique de 30 min pour 20km. Arrivée chez le client prévue pour 9H.

Dans ce cas, vous devez créer un tracker «Déplacement ». Petite particularité, nous allons désactiver la facturation en régie pour ce tracker afin que le temps passé ne soit pas facturé.

Dans votre Timesheet, vous placerez d’abord un bloc de type déplacement de 8H30 à 9H puis votre bloc représentant le temps passé chez votre client de 09H00 à 12H. La facturation reprendra 20 km et 3H ( de 9H à 12H).

Cette technique permet de conserver le temps exact que vous passez dans votre voiture tout en ne facturant que le nombre de kilomètres parcourus. En cas d’embouteillage, il est possible que votre trajet prenne le double du temps. Dans ce cas, votre bloc déplacement prendre plus d’une heure au lieu de trente minutes mais ce sera toujours bien 20 km qui seront facturés.

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